企业协同办公 | 工具篇

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2020年春节前突然爆发的全国性肺炎疫情，把很多人打了个措手不及。很多人不得不临时取消春节的出行计划，改为全民宅家；而疫情的持续影响也让节后企业的正常复工成为一个头疼的问题。当人与人的线下接触需要尽可能地避免时，一些无人化远程操作的技术便登上舞台；其中一个话题便是在员工分散的情况下企业远程办公的技巧。借此机会，我梳理一下企业协同办公的一些工具，能够帮助企业日常办公的规范化，并且具有远程协作的扩展性。当然，一些好的工具能够大大提高工作效率，但是工具也只是“器”，要把工具用好同时需要注意“道、法、术”等其他层面的完善。在此只对工具进行比较讨论，而一些流程、制度等的分析则留给今后。

按照最简单的“人、事二分法”来对企业办公管理进行分类，关键的要素便是人员的团队分组和事件的目标管理。目标管理按照OKR的模式细化到关键结果后成为每个人员的任务，企业通过任务跟踪流程完成既定目标，并对员工进行KPI绩效考评。这一整个过程中出现的办公需求市面上已经存在不少的工具来响应，这里对这些工具进行粗糙的调研及试用，并简述了工具的使用场景案例。

1. 工具比较

1. 即时通讯工具：微信、企业微信、钉钉、飞书、slack、QQ/TIM
2. 会议工具：腾讯会议、ZOOM
   
3. 文档协作：Notion、石墨文档、WPS云文档、腾讯文档
4. 任务看板：Trello、Teambition、Worktile、曲奇任务
5. 文件传输：曲奇云盘、腾讯微云、坚果云、亿方云

1.即时通讯工具：

• 微信的优点为主流通讯工具，使用频次高；缺点为私人与办公信息容易混淆，文件大小限制以及文件失效。当然也有看到部分企业员工或创始人另外注册一个微信号，作为公司形象推广和客户联络用。
• 企业微信\钉钉\飞书：三者的功能定位比较接近，都具有企业办公打卡考勤的一些OA功能。不过个人接触到的企业微信的用户似乎并不多，而钉钉相对来说在中小企业里面应用较广，并且经过这一次疫情给一些学生群体服务又做了一次推广。飞书是字节跳动公司出品的产品，各方面功能也比较完善。三个IM软件同样有一些拓展功能，可以部分替代其他的一些办公工具，像音视频会议、日程管理、在线文档协作等。
• slack的优点是其属于国外成熟产品，但存在网络稳定性风险。
• QQ/TIM的优点是它支持大文件传输以及屏幕共享等功能，但可能维护工作比较少，并且有发现不同平台之间的功能阉割现像。

结论：综合考虑，选择将会落在钉钉和飞书之间，钉钉与阿里新收购的Teambition会打通（但需要额外收费），飞书软件中存在Trello的接口，并且接入不需额外收费。

2.会议工具：腾讯会议、ZOOM

直接说结论：在疫情期间，这两个工具也经常冒出来，线上开会、线上讲座，当然居多的还是ZOOM软件场景多一些，不过也有人推荐使用腾讯会议，这一点对这两款软件持保留意见，使用后再做选择。同时上面讲到一些IM工具也有视频会议的功能，所以先把IM工具用好，如果不能满足需要再来寻找这些专门的会议工具。

3.文档协作：Notion、石墨文档、WPS云文档、腾讯文档

• Notion：同样这是一个国外的产品，相对来说使用门槛会比较高，并且可能存在本土化的相互适应过程。
  
• 石墨文档：之前零星听到过，在疫情期间也看到了石墨文档的身影。相对比较老牌，在多人同步协作编辑文档上能力比较出众。
• WPS云文档：之前参加的活动中有采用这个方案进行多人写作编辑进行报名的，不过可能采用这个方案需要把电脑端的办公Office软件都替代掉，动作比较大。
• 腾讯文档：最先听到这个工具是听说可以采用这个在微信群里面进行信息汇集，而不是采用EXCEL发布后由一个人统一整理，之后应用的话可能也会把它的场景局限在微信层面。
  

结论：综合考虑，文档写作可能会考虑采用石墨文档。之前采用过onenote进行文档协作，但是存在一些问题，比如同步有时候会出现bug，对word、excel和ppt一些办公场景的支持并不是很好，而且文档不容易导出。相对来说OneNote可能比较适合记录零碎的想法，之后整理后文档化到专门的协作文档平台上面。

4.任务看板：Trello、Teambition、Worktile、曲奇任务

• Trello：同样是国外的产品，试用了一下，功能比较简洁，但奇怪的是我写这篇推文的时候Trello的网页打不开了，所以也要考虑网络连接的问题（可能是我电脑端缘故，手机上可以打开...）。
• Teambition/Worktile，这些是国内的任务看板工具，有时候也会被称为国内的“Trello”，对后者了解不多，但是感觉功能应该差不多。试用了前者，界面和Trello比较类似，不过它有一些额外的功能，一方面会增加系统整体操作上的繁琐，但也可能部分功能就是客户想要的，比如说Teambition中集成了亿方云的企业网盘，可能就部分地切中了亿方云客户的心。除了Teambition，这个公司团队还有一些其他的工具，做成了一整个工具套件的感觉，会有一些上手的难度。不过它被阿里巴巴收购了，从产品角度来讲应该也会比较稳定安全一些。
• 曲奇任务：这个是从校友的推荐得知的产品，不过校友和这个产品存在利益相关，试用了一下，感觉把任务看板里面最精髓的部分提取了出来，去掉了所有不必要的部分。作为企业场景我不选择这个产品的原因是这个目前只支持移动平台，曲奇任务没有网页端和PC端，所以我认为用作个人场景相对来说更加合适一些。

结论：综合考虑，我会在Teambition和Trello之间做选择，Teambition和亿方云和钉钉都能产生交互，就看之后使用中这个交互带来的效率提升了。Trello体验比较简洁高效，并且能和飞书有一些连接，所以也在考虑范围内。

5.文件传输：曲奇云盘、腾讯微云、坚果云、亿方云

• 曲奇云盘：同样，这个是看到校友在分享和公众号里面的推荐，不过因为放弃了曲奇任务，可能也会一起放弃使用曲奇云盘，企业端或许不是曲奇的目标群体，更适合个人场景的使用。
  
• 腾讯微云：没有仔细使用。针对企业应用的开发比较少。
  
• 坚果云：好评不少，同样针对企业级的开发较少。
• 亿方云：相对来说更加专业的企业网盘解决方案，多级的权限管理，能够和Teambition挂钩，不过奇怪的是他们的软件分成了两个版本V1和V2，不知道是战略需要还是开发过程中的插曲。

结论：综合考虑，文件传输层面选择亿方云的解决方案，相对企业自建云来说成本低，和企业内部网络来说则外部网络通达性更好。也考虑过国外的网盘产品，但是网络的速率就必须要重点考虑，国内的产品在安全和稳定性上面会有一些偏见性的担忧，但是既然选择了，就选择相信，并且要做好本地的定期备份措施。

2.使用场景

接下来就采用上面讨论得出的一些工具，说明它们在实际办公工作过程中可以应用的场景。

• 开会前的材料准备和收集工作，比如多人会议的汇报文件，可以在开会前放入企业云盘中的例会文件夹（亿方云）。
• 开会中，线下开会或线上开会（IM工具的多人视频通话功能或会议软件），汇报文件从上述的例会文件夹中打开。开会过程中的会议记录和讨论记录可以采用协作文档工具编辑，会议记录保存在协作平台上（石墨文档）。或者之后在企业网盘的例会文件夹也保存一份。
• 开会后，把会议结论和目标任务分解分配到人员，进入任务看板（Teambition或Trello）进行OKR分配及跟踪。
• 项目的阶段性成果和完善后的文档文件整理放入企业云盘（亿方云）。
  
• 日常工作沟通：与公司外部人员的沟通（微信）；内部沟通及工作任务分配（钉钉或飞书）。
• 注意：企业云盘的本地定期备份。

注：无办公软件利益相关、针对部分阐述部分会受个人经验所限。