移动无纸化会议系统

一、产品背景

1、企业现场会议问题
通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：
1)开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程，效率有待提高。
2)会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订出差错的可能；
3)含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发，会导致泄密。
4)现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍；
5)移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；
6)会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。

2、使用移动无纸化会议系统的好处
针对企业会议的问题和痛处，通过使用移动无纸化会议系统，我们可以解决如下问题：
1)提高办公效率：将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。
2)降低办公成本：包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用；
3)保密性更强：会议无纸化、企业内私有部署、会议资料在线查看、退出即删除等产品功能和能力，避免因打印会议资料、邮件发送资料等导致的会议信息的无意泄露
4)体验更好：解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效；
5)适应性强：不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点。

3、 使用前后的对比

使用移动无纸化会议系统场景一：
使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。
使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板，相当于一个“个人会议终端”，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。
使用移动无纸化会议系统场景二：
使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。
使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。
使用移动无纸化会议系统场景三：
使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。
使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

二、系统概述

1、定义

移动无纸化会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

2、系统组成

本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。
“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。
“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件，包括PC网页版、基于移动设备的Android客户端应用、iOS客户端应用、Windows客户端，“个人会议终端”由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。

3、产品主要技术指标

本服务端可支持多个会议同时开会，使用人数达到购买的用户数上限（目前），初始状态最多同一会议支持512人。
同屏文档延迟 <1s；标注延迟<1s。

4、本产品与其它同类产品的竞争优势

1)产品支持多种终端同时参会
本产品支持用苹果的iPad、Android平板、Android大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业有效地利用现有投资。
2)产品支持多议题会议模式
本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。
3)产品支持多种会议资料类型
产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。
4)产品支持音视频功能
视频会议不受时间、地点的限制，使处于两地或多个不同地点的参会者，既可以听到对方的声音，又能看到对方的形象，同时共享文档。
5)安全与稳定性
操作系统更优异：会议系统运行在Liunx操作系统平台上，比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。
应用服务更安全：本产品提供了端到端的安全，即客户端、网络、服务端整个有安全覆盖。包括：提供帐号与设备的双认证、文档水印、离线即删除资料、网络传输加密、后端文档保密等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。

三、功能清单

四、技术方案

本产品的服务端将部署在企业的机房中，完全使用企业内网进行管理和提供服务。以下从运行环境、网络环境、部署方案等方面。

1、运行环境

会议系统应用服务及系统应构建在稳定的Linux和相关基础平台上，会议终端应支持多种设备参与会议。具体请看运行环境说明。

1)网络建设建议
移动环境应支持Wi-Fi/3G/4G网络。

3、部署方案

1)服务端程序包括：会议web服务应用、会议控制服务、文档转换服务、文件存储服务、数据存储服务。以上服务部署在1套linux环境中。
若贵公司已经具备wifi和网络安全环境，则移动无纸化会议系统只需一台x86服务器，物理机和虚拟机皆可，其它利旧。 
建议有虚拟服务的企业采用虚拟化，减少投资。
2)设备建议
会议产品所需设备包括：服务端、移动终端及匹配的网络设备，建议使用如下设备。
a、服务端设备
服务端运行可以用二种模式来实现，一种是运行在虚拟化环境中，另一种运行在硬件服务器上。无论哪种模式，都需要用匹配用户数的同等性能设备来服务。
具体服务器设备配置需求见后的设备配置总表对应章节。
b、移动终端设备
移动终端设备建议选择大厂的终端设备，主要在耗电、屏幕亮度、操作体验、显示清晰度、设备稳定等方面会有保障。
c、网络设备
构建会议现场的无线网络设备选择企业级WIFI设备。因进入会议的终端设备依赖多并且使用时间长，需选择并发用户量大且稳定，信号强度可调、设备无线频道可设置的大厂商产品。