ezCARD网络印刷管理解决方案

企业名片管理的现状及问题分析

随着经济全球化和信息一体化的发展，企业的外部环境发生了重大变化，使得影响企业发展的不确定因素进一步增多。同时，企业自身发展也呈现出经济规模扩大、管理层次增多、经营范围扩大、经营领域多元化的新特点。因此，各大企业、集团公司进行经营管理转型，实施战略化管理，以求在发展速度、盈利能力、发展潜力和持续发展后劲等方面的并驾齐驱的呈现。而在企业内外大环境的驱动下，企业行政事务中对名片定制及管理的专项工作也逐渐显露出与企业经营战略相脱节的一面。

（一）企业VI及印刷品质无法统一，形象严重受损

企业会因为组织机构的庞大和分支机构的分散，造成印刷品定制的成本无法控制，纸张、颜色、印刷方式等无法统一，使得印刷品的品质存在很大差异。

（二）手工操作易出错且低效

企业在进行传统方式的名片及印刷品设计、修改时，往往因为图文设计员的手工操作而可能导致内容编辑错误或遗漏，信息位置发生偏移失误等等，同时，当出现大批量手工录入信息时，图文设计员需要手工逐一对文件内容进行编辑，耗费大量的时间及人力，工作低效。

（三）信息核对耗费大量人力成本

由于是图文设计员的手工操作，为了避免印刷文件出错，企业行政人员需着重对名片上印制的名录信息逐一核对并校正，因此就会将行政管理的人力消耗在大量且重复性的印刷文件的复核工作中，浪费了大量地人力成本。

（四）跨部门协作消耗大量沟通成本

名片定制在企业内部涉及多个部门间的信息流通与协作，诸如，印刷品需求人与行政管理人员间的沟通；行政管理人员与图文设计人员间的沟通；行政与财务部门间的沟通，等等。这些都将导致其在公司内部消耗大量的沟通成本。

（五）批量印刷消耗资金成本并造成浪费

有时候，企业真实需要定制的印刷品往往都是小批量、零散的采购，而传统的印刷商出于各种成本及技术考虑，无法提供按需定制服务，对企业的定制要求往往是一次性的，大批量的，这就使企业经常需要支出过多的费用，有的甚至还面临着积压印刷品可能带来的浪费问题。

（六）费用支出难以统计

企业每年在名片及定制及采购上占用了很大一部分的费用开支，但是，这些采购行为经常是零星分散的，有时候甚至是十几元的小笔支出。这样，企业在对此项支出的统计与核算上往往需要投入许多的时间和人力，却经常发生错误和遗漏。

（七）时间风险会造成使用需求的延误

因为大多数印刷商不能全程控制印刷品从VI设计、印刷生产再到物流配送等所有环节的时间消耗，大大增加了印刷品时效上的不可控，而这些风险最后都转嫁给印刷品定制企业，并极大影响企业用户的使用感受，甚至会耽误企业业务开展。

企业名片印刷管理面临的挑战

作为行政事务性管理工作中的重要一项，名片的定制工作对当前的企业行政管理在科学化方面提出了严峻考验。为此，企业相关管理部门需要对名片的管理工作采取相应的对策并进行改善。

（一）保证VI体系严格一致

企业VI体系代表着企业形象，为了全面推行VI体系在企业印刷品上的最佳应用，就需要从纸张、颜色、印刷工艺等各方面进行严格把控，以树立对外一致的企业形象。

（二）提高印刷文件的批处理能力

名片文件存在大批量的信息录入或修改时，企业需要考虑用更快捷的批处理方式，同时还要避免手工操作带来的一些失误。

（三）缩减印刷品订购流程及人力支出

企业需要通过有效办法来缩减名片的订购流程，减少此项工作中消耗的人力成本，余留出更多的人力到其它的行政事务管理中去，让企业的职能管理高效运转。

（四）实现按需定制，降低成本

企业对名片实现按需定制，在印刷品定制事项上，避免了经费开支的浪费，同时也杜绝了过度定制造成的印刷品积压。

（五）实现快速、准确的统计核算

企业需要对名片采购成本实现快速、准确的统计核算，并随时掌握资金使用及费用分摊情况，同时便于经费计划的控制。

（六）控制印刷品制作时间

企业职能部门需要将对名片的制作、发货配送周期实行有效管控，以保证印刷品在业务需求中的正常使用。

（七）将印刷品订购纳入企业信息化

推动企业全面信息化管理，借助信息化技术进行名片印刷品的定制与采购，改进和提升内部的工作流程，满足多组织、多部门、跨地域的组织协作需要，实现灵活的个体定制、财务集中管控的企业管理需求。

ezCARD网络印刷管理解决方案

ezCARD网络印刷管理解决方案是以“技术创新，科学管理”为理念，以提供优质的印刷产品及服务为核心，满足大中型企业、集团用户对印刷品定制的需求，并让企业参与到印刷品的设计、生产、流通的全过程。ezCARD帮助企业用户管理印刷过程中的所有相关数据、过程及资源，实现企业业务管理的自动化：组织与员工数据管理的自动化、内容生成与管理自动化、订购流程自动化、生产与拼版的自动化，物流与配送的自动化，查询与服务的自动化，对账与结算的自动化、统计与分析的自动化。

图 ezCARD网络印刷管理平台系统架构

（一）产品订购

简单的订购流程，上传表格及名录订购，选择灵活，可单人订购或多人订购，解决多人多部门同时订购问题。

（二）订单管理

可按客户需求设定订单审核流程，保证了订单在订购过程中的合理性，并且能追踪到订单各种状态。

（三）模板管理

规范名片模板的使用，并可以帮助管理人员清晰了解内部员工使用的模板样式，并进行修改和定义，完全符合企业用户的VI体系要求。

（四）名录管理

供于名片印刷时的人员基础信息，内容全面，可以简便维护、轻松上传，智能判断人员信息，将错误信息排除在外，减少错误。

（五）对账管理

具有强大对账管理功能，可实现对账单、结算单、应收应付帐目的查看、对账及核销，成本统计、核算等功能。

（六）数据报表

内置强大的数据报表功能，以产品、数量、金额、部门、员工、模板等多维度进行统计和分析，可实现自由定制式报表的生成，并可以为将来的订购方案提供数据基础。

（七）订单查件

通过API接口与各快递公司对接，及时更新物流流转信息，让客户能在最短时间内查到货物所在地区。

ezCARD价值体现

（一）ezCARD实现VI统一

ezCARD通过专业色谱对VI手册进行较色，其次，采用指定油墨在纸张上进行颜色测试，形成统一的制作标准。同时，定期对标准进行校正，从而保障企业用户的VI体系统一。

（二）ezCARD实现品质保障

统一的全球纸张供应链，统一的油墨采购，一次性底板印刷后采用套印技术，以及严格的质检体系，以获得统一的颜色效果和低价格，为客户大大降低了印刷成本，ezCARD完全保障了名片的品质在全国定制的统一性。

（三）ezCARD实现批量处理

通过ezCARD网络印刷管理系统，在选定使用模板的前提下，系统操作人员可以向平台一键导入印刷名录，或者通过统一修改模板等方式，实现名片的批量处理功能，以规避手工操作带来的出错和低效等问题。

（四）ezCARD实现按需定制

针对更加细分的按需市场和个性化需求，ezCARD为企业用户提供名片的多品种、可调批量、灵活、快捷、高效的网络化印刷服务解决方案，同时最大程度上降低费用成本。

（五）ezCARD实现简易流程

ezCARD网络印刷管理系统对企业用户的职能管理部门进行明确的角色分工，并实现了简易操作的订购流程、审批流程。

（六）ezCARD实现管理控制

ezCARD网络印刷管理系统将企业用户的印刷模板与员工职位进行匹配，对员工职务信息进行管理，杜绝名片信息随便乱印的现象。

ezCARD的意义

（一）提升效率

在企业进行名片的订购流程、模板或名录管理等批处理能力以及在财务核算等方面，ezCARD网络印刷管理系统都极大地彰显了科学、高效的管理模式，并帮助企业提高管理效率。

（二）降低成本

ezCARD网络印刷管理系统简化了印刷品订购工作在企业内部繁杂的沟通环节，这在很大程度上降低了公司的人力消耗。此外，ezCARD按需定制也使得企业在订购印刷品工作上减少了大量不必要的一次性资金投入，起到了降低成本的作用。

（三）增强企业形象

ezCARD网络印刷管理系统通过科学的模板管理及名录管理方式，保障了企业VI系统统一性；通过上游供应商管理、先进印刷技术的采用及产品质检体系的运作，实现印刷品品质的统一性，而这些印刷品所能体现企业形象的作用也不容小觑。

（四）推动企业信息化

ezCARD网络印刷管理解决方案实质就是将企业的日常印刷品定制及管理工作纳入到企业本身信息化办公中去的一体化工程，这是一项前瞻的尝试，也是一项崭新的创举。NameX名片天下不仅仅是印刷，它还帮助企业用户进行数字资产的管理，更是一个价值的缔造者。